A partire dal 1° Gennaio 2021, il documento commerciale elettronico ha definitivamente sostituito lo scontrino fiscale e la ricevuta fiscale.
Ma che cosa deve contenere il documento commerciale elettronico?
Vediamolo nel dettaglio:
- Data e ora di emissione
- Numero progressivo
- Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome dell’emittente.
- Numero Partita IVA dell’emittente
- Ubicazione dell’esercizio
- Descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi; in caso di medicinali, è possibile indicare il numero di autorizzazione alla loro immissione in commercio.
- Ammontare del corrispettivo complessivo e di quello pagato.
È necessario far presente che, per i clienti che ne fanno richiesta, resta valido l’obbligo di emissione della fattura elettronica.
Quanti modi esistono per creare un documento commerciale elettronico nel 2021?
La prima alternativa per l’emissione di un documento commerciale è rappresentata dal nuovo registratore di cassa telematico (chiamato anche registratore RT). Questo strumento contiene al suo interno una memoria immodificabile di registrazione dati, che trasmette direttamente all’Agenzia delle Entrate i documenti commerciali elettronici creati durante il giorno, tramite un unico invio massivo per via telematica (solitamente di notte).
Il documento commerciale si può emettere per due motivi: per la vendita o in caso di prestazione di servizi. Inoltre, non ha valore ai fini fiscali, ma in caso di necessità, deve essere conservato come prova a garanzia dell’acquisto. È indispensabile conservarlo anche in caso di reso merce, come giustificativo ai fini contabili dei corrispettivi finali da inviare per via telematica all’Agenzia delle Entrate.
Anche in caso di annullamento della vendita o della prestazione il documento commerciale permette di giustificare, con i dati relativi del documento stesso, il mancato incasso alla Agenzia delle Entrate.
Si può emettere un documento commerciale senza acquistare il registratore di cassa telematico?
Certamente. Coloro che non vogliono farsi carico dell’acquisto di un nuovo registratore di cassa telematico, possono comunque avvalersi di uno strumento gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Si tratta di una funzione on-line dedicata che si trova nella sezione “Fatture e corrispettivi” del sito e che svolge le stesse funzioni del registratore di cassa telematico. Ogni volta che l’utente deve emettere un documento commerciale però, è necessario accedere alla propria area dedicata e creare manualmente, voce per voce, il documento commerciale elettronico.
Utilizzando questa modalità, i corrispettivi e, di conseguenza, tutti i dati degli incassi arrivano direttamente nei server dell’Agenzia delle Entrate, evitando così l’invio telematico.
La registrazione al sistema dell’Agenzia delle Entrate è gratuita, ma è necessario essere in possesso di una rete internet con relativo computer e di disporre già di codice Spid, carta Cns, Codici Fisconline e Entratel, per ottenere le proprie credenziali di accesso alla piattaforma “Fatture e corrispettivi”. Inoltre, è necessario essere in possesso anche di una stampante, per stampare al cliente il documento commerciale come prova di quanto acquistato.
Esiste una terza modalità più veloce ed economica?
La risposta è sì. Ad oggi, esiste anche una terza possibilità per l’emissione dei documenti commerciali, che viene già utilizzata con successo da moltissime aziende, grazie alla sua semplicità, velocità di utilizzo e convenienza in termini economici.
In alternativa al Registratore Telematico e alla farraginosa procedura online dell’Agenzia delle Entrate, è possibile utilizzare un software o una app, che permette di creare i documenti commerciali e inviarli contemporaneamente al cliente e all’Agenzia delle Entrate. È importante sottolineare che questa procedura virtuale ha esattamente lo stesso valore fiscale del registratore di cassa!
Fattutto è una web-app accessibile da qualsiasi dispositivo (Smartphone, Tablet, PC…) e che non ha bisogno di un registratore di cassa per funzionare. Inoltre, permette di creare, modificare e inviare in tutta sicurezza e serenità i documenti commerciali e le fatture elettroniche da un’unica piattaforma.
