Stai entrando nel mondo della contabilità e vuoi iniziare dalla prima nota? Bene, sei atterrato nel posto giusto, non ti resta che continuare a leggere.
In questo articolo entreremo nel dettaglio e approfondiremo l’argomento: scoprirai cos’è la prima nota e come gestirla in autonomia, qualsiasi sia il tuo tipo di azienda e il tuo gestionale. Ovviamente, meglio ancora se stai già utilizzando Fattutto, la nostra app di fatturazione elettronica che ti permette di generare in automatico registrazioni di prima nota.
ORIGINI DELLA “PRIMA NOTA”
La parola “prima nota” deriva dalle origini della contabilità. Già nel XIV secolo, anche se non esistevano computer o software gestionali, l’esigenza di imprenditori, commercianti e banchieri non era molto diversa da quella che ha oggi ogni impresa: registrare ciò che accade in azienda dal punto di vista finanziario ed economico. Ecco, quindi, che nasce la “prima nota”.
Qualsiasi azienda, per sopravvivere e avere un minimo di controllo, deve registrare almeno le entrate e le uscite, sia bancarie che di cassa, per avere un saldo finale giornaliero attendibile. Inoltre, è utile per avere ben chiara la posizione debitoria e creditoria: quanto dobbiamo ancora pagare a fornitori e quanto ancora incassare dai clienti.
Proprio come nel XIV secolo, ancora oggi l’esigenza dell’imprenditore, del commerciante e del ragioniere rimane la stessa: sapere in ogni momento la reale situazione contabile dell’azienda, quanto denaro è presente in cassa e in banca, a quanto ammonta l’esposizione verso i debitori e quella invece creditoria, oltre ad altre informazioni contabili.
A questo punto avrai capito che rientrano nel termine “prima nota” tutte le registrazioni contabili di cassa e di banca, quindi la rilevazione contabile delle entrate ed uscite, con la corrispondente contropartita per rispettare il sistema della “partita doppia”.
In passato, la prima nota era esclusivamente cartacea e avveniva mediante brogliacci di cassa e di banca, accompagnati da vere e proprie “schede” clienti e fornitori. Successivamente, con l’evoluzione tecnologica ha cominciato ad essere processata in modo informatico. Oggi come oggi, anche il concetto di “prima nota” legato soltanto alla cassa ed alla banca è diventato obsoleto: si parla di “prima nota” per tutte le registrazioni contabili che non riguardano quelle da effettuare al 31/12 di ogni anno, ovvero tutte le registrazioni “ordinarie” di impresa.
Oggi tutti i programmi di contabilità hanno una gestione della prima nota completa: permettono le registrazioni delle fatture passive direttamente al ricevimento, contabilizzano le fatture attive al momento dell’emissione e aiutano l’utente nelle registrazioni e nei report di cassa e di banca, per tenere aggiornate le scritture correnti dell’impresa. Il contabile utilizza la prima nota per imputare gli accadimenti aziendali ai corretti conti del piano dei conti, sia inerenti alla banca e alla cassa, sia a tutte le variazioni di patrimonio e di conto economico.
COME REGISTRARE IN PRIMA NOTA
Il primo obiettivo delle registrazioni di prima nota è quello di “ottenere” contabilmente gli stessi saldi di cassa e di banca (confrontati con il saldo reale di cassa ed il saldo da home banking di banca).
Perché è così importante? Perché se la cassa e la banca sono aggiornate in modo corretto, anche i clienti, fornitori e tutti gli altri conti saranno completi all’80%. Ti basterà registrare in modo corretto quegli accadimenti aziendali che non impattano sulla cassa e la banca (il restante 20%), per avere una situazione contabile completa.
Per completezza di informazione, il secondo obiettivo della prima nota è quello di registrare, all’interno del software di contabilità, tutti gli accadimenti aziendali in corso d’anno, non solo quelli inerenti alla cassa e la banca, ma tutte quelle registrazioni che variano il patrimonio o il conto economico dell’azienda (ad esempio una compensazione cliente/fornitore).
Vediamo com’è fatta una registrazione di prima nota. Gli elementi essenziali sono:
- la data dell’operazione, ovvero quando hai ricevuto un pagamento o lo hai effettuato, oppure la data dell’accadimento aziendale;
- la descrizione dell’operazione con i riferimenti al motivo dell’operazione;
- l’importo, inserito nella colonna dare o avere a seconda che si tratti di un accredito o un addebito.
- l’indicazione del conto corrente sul quale è avvenuto l’addebito o l’accredito, ovvero il conto del piano dei conti della banca di riferimento;
- un riferimento al documento fiscale, come ad esempio il numero della fattura cui corrisponde l’accredito;
- il saldo progressivo, che non è necessario utilizzando un sistema informatico.
Una specifica doverosa: per avere una contabilità completa, le registrazioni di prima nota non sono sufficienti. Infatti, a queste registrazioni, devono essere accompagnate quelle di integrazione, storno e rettifica per arrivare ad una contabilità completa ed al Bilancio aziendale.
IN COSA PUO’ AIUTARTI UN SOFTWARE DI CONTABILITA’ PER LA PRIMA NOTA?
Ora che hai capito l’importanza delle registrazioni di prima nota per avere sempre dati contabili attendibili sulla tua azienda, non ti resta altro che iniziare, facendoti aiutare da un software affidabile.
Fattutto ti aiuta a registrare la tua prima nota, automatizzando alcune operazioni e consentendoti di effettuare le tue registrazioni per ottenere situazioni clienti e fornitori aggiornate, oltre a scadenzari e report sull’andamento della tua azienda.
E non è tutto. Presto gli incassi e pagamenti saranno interfacciati con i sistemi bancari: in questo modo potrai registrare automaticamente tutta la prima nota ed avere situazioni contabili sempre aggiornate e disponibili.
