In questo articolo scoprirai come funziona la ricezione delle fatture passive dai tuoi fornitori ed in quali sanzioni incorri se stai contabilizzando in modo errato fatture emesse nei tuoi confronti.
Uno dei cambiamenti più significativi che la fatturazione elettronica ha portato in azienda è sicuramente quello legato alla ricezione delle fatture elettroniche e della loro contabilizzazione. Per questo motivo quando si parla di “ricezione” delle fatture elettroniche si deve aver ben chiaro il funzionamento completo dell’intero processo.
Come funziona la ricezione delle fatture di acquisto?
Come saprai il “sistema di interscambio” è il postino delle fatture elettroniche e quindi la fattura generata da un fornitore sul suo gestionale, sarà inviata al cliente e verrà recapitata esclusivamente grazie al sistema di interscambio.
Il sistema di interscambio, spesso abbreviato in SDI per comodità, procede all’invio delle fatture elettroniche ai clienti secondo due modalità:
- la prima è tramite la PEC del destinatario: quindi il fornitore dovrà indicare nell’anagrafica del cliente la sua PEC per poter inviare la fattura elettronica tramite lo SDI.
- la seconda è tramite il codice destinatario, ossia un codice alfanumerico che identifica la piattaforma intermediaria utilizzata per la ricezione. In questo caso il sistema di interscambio non utilizzerà la PEC e recapiterà la fattura elettronica direttamente sulla piattaforma intermediaria (ad esempio per gli utenti che generano le loro fatture elettroniche con Fattutto, il codice destinatario da comunicare ai propri fornitori è ROINDUX).
Esiste, ad onor del vero, una terza opzione, che è quella di non inserire nell’anagrafica del cliente nessun codice destinatario e nessuna PEC, ma inserire una combinazione di “0000000” ( lo 0 rispetto per sette volte) come indirizzo di spedizione. L’inserimento di questo codice rende però impossibile per il Sistema di Interscambio recapitare le fatture elettroniche, la cui copia originale viene messa a disposizione del destinatario nella sezione di consultazione delle fatture elettroniche nella sezione “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate grazie all’identificazione tramite codice fiscale. Questa opzione è spesso utilizzata per l’invio di fatture elettroniche a privati.
Quali sono i benefici che si hanno utilizzando la ricezione delle fatture tramite un intermediario?
Utilizzando un intermediario per l’interscambio le fatture sono visualizzate a video e possono essere importate in automatico all’interno del software gestionale tramite un “connettore” per evitare la registrazione manuale delle fatture ricevute ed avere benefici nella contabilizzazione.
Cosa significa questo? Significa che la fattura viene letta in ogni suo campo e nel gestionale si genera in automatico un documento fattura fornitore. L’integrazione tra piattaforma e gestionale permette il confronto tra la fattura con i relativi ordini e le bolle, e snellisce il processo di contabilizzazione apprendendo e memorizzando ogni dato per riproporlo la volta successiva.
Ogni azienda dovrebbe avere un suo intermediario per facilitare i propri processi organizzativi amministrativi.
Cosa si rischia ad accettare fatture non elettroniche da fornitori?
Se si accettano fatture in pdf o in formato cartaceo si rischiano rilevanti sanzioni che arrivano fino al 100% dell’imposta con un minimo di 250 euro. Per evitare questo, l’azienda dovrà necessariamente produrre un’autofattura, cioè una sorta di certificazione di mancata fattura ricevuta, la quale dovrà essere inviata sempre mediante il sistema di interscambio.
Dove trovo un intermediario per la ricezione delle fatture elettroniche dei miei fornitori?
Fattutto è la piattaforma già scelta da molte aziende e studi per gestire l’intero processo di fatturazione elettronica compresa la ricezione e la contabilizzazione delle fatture elettroniche di acquisto e quindi tutte le fatture emesse dai fornitori per le spese aziendali sostenute.
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