Paola ha un centro estetico. Una cliente paga un trattamento e qualche prodotto, riceve il documento commerciale e saluta. Due giorni dopo torna: è titolare di partita IVA e le serve la fattura. Paola ha già trasmesso il corrispettivo. Se emette la fattura adesso, la stessa vendita finisce contata due volte?
È una situazione che capita a chiunque venda sia a privati sia a professionisti: negozi, centri estetici, parrucchieri, officine, bar. La risposta non è complicata, ma richiede un ordine preciso di operazioni.
Si può fare la fattura dopo il documento commerciale?
Sì, in molti casi si può, ma la stessa operazione deve risultare una sola volta: o come corrispettivo, o come fattura. Il rischio da evitare è il doppio conteggio, che porterebbe a versare l’IVA due volte sulla stessa vendita.
La regola di partenza: fattura e documento commerciale sono alternativi
Chi vende al dettaglio, in linea generale, non è obbligato a emettere fattura se il cliente non la chiede, e la richiesta va fatta al momento in cui l’operazione viene effettuata. Se il cliente la chiede in quel momento, la fattura prende il posto del documento commerciale.
Secondo i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate (circolare 3/E del 2020), la fattura emessa al posto del documento commerciale può essere una fattura immediata, da emettere entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, oppure una fattura differita, da emettere entro il 15 del mese successivo quando esiste un documento idoneo a individuare l’operazione.
E se il documento commerciale è già stato emesso?
È il caso di Paola. Qui nella prassi si seguono due strade, e la scelta va concordata con il proprio commercialista perché non c’è un’unica impostazione condivisa:
- lo storno: si emette un documento commerciale di reso o annullo, con importi negativi e con il riferimento al numero e alla data dell’originale, e poi si emette la fattura. L’operazione resta una sola, quella fatturata;
- il collegamento: si emette la fattura richiamando il documento commerciale già emesso e si scorpora quell’importo dai corrispettivi, in modo che non venga contato due volte.
Nel primo caso attenzione al momento: dopo la chiusura giornaliera non si può usare la funzione di annullo del giorno precedente, ed è per questo che si ricorre al documento di reso con importi negativi.
| Situazione | Cosa si fa, in linea generale |
| Il cliente chiede la fattura prima di pagare | Si emette la fattura al posto del documento commerciale, entro i termini della fattura immediata (12 giorni) o come fattura differita |
| Ha già il documento commerciale e chiede la fattura poco dopo | Si emette la fattura evitando il doppio conteggio: storno con documento di reso, oppure collegamento e scorporo dai corrispettivi |
| Chiede la fattura molto tempo dopo la vendita | In linea generale non c’è più un obbligo di emetterla; se lo si fa per cortesia valgono le stesse regole anti-duplicazione |
Come collegare la fattura al documento commerciale
Quando la fattura elettronica è preceduta da uno scontrino o da un documento commerciale, l’Agenzia delle Entrate indica di riportarne gli estremi nel blocco dei dati gestionali del file XML: la dicitura “NUMERO DOC. COMMERCIALE”, l’identificativo del documento, il suo numero progressivo e la data. Così il collegamento tra i due documenti resta tracciabile in caso di controllo.
E se sono forfettario?
La logica è la stessa. Il forfettario emette la fattura senza IVA, con la dicitura prevista, e aggiunge la marca da bollo da 2 euro se l’importo supera 77,47 euro. Ricorda inoltre che l’obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi vale in generale anche per i forfettari, salvo gli esoneri previsti per specifiche attività: quindi il tema del doppio conteggio riguarda anche loro.
Un esempio pratico
Paola sceglie con il suo commercialista la strada dello storno. Emette un documento commerciale di reso che richiama numero e data dell’originale, con l’importo in negativo, e subito dopo emette la fattura elettronica alla cliente, inserendo nella descrizione il riferimento al documento stornato. Il risultato è una vendita sola, documentata dalla fattura, e nessuna IVA versata due volte.
FAQ
Sono obbligato a fare la fattura se il cliente la chiede?
Sì, se la richiesta arriva al momento in cui l’operazione viene effettuata. Dopo, in linea generale, l’obbligo non sussiste, anche se puoi comunque emetterla.
Quanto tempo ho per emettere la fattura immediata?
Fino a 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, secondo i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate.
Se emetto la fattura devo comunque fare il documento commerciale?
No, se emetti volontariamente la fattura non sei tenuto a rilasciare anche il documento commerciale.
Cosa succede se dimentico di stornare il documento commerciale?
La stessa operazione compare due volte, tra i corrispettivi e tra le fatture, e l’IVA risulta duplicata. Conviene regolarizzare subito con il commercialista.
Se la fattura contiene un errore uso l’annullo del corrispettivo?
No: quando è stata emessa una fattura, la correzione si fa con una nota di variazione ai sensi dell’art. 26 del DPR 633/72, non con l’annullo del documento commerciale.
Il forfettario deve trasmettere i corrispettivi?
In linea generale sì, salvo gli esoneri previsti per specifiche attività.
In sintesi
Quando un cliente cambia idea, il problema non è emettere un documento in più, ma fare in modo che la vendita compaia una volta sola. Se documenti commerciali e fatture stanno nello stesso programma, ritrovare l’originale, collegarlo e stornarlo richiede pochi passaggi. Se stanno in due programmi diversi, ogni richiesta tardiva diventa un piccolo lavoro di ricostruzione.
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