Per emettere una fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione (PA) in Italia nel 2026, segui questi passaggi semplici e collaudati, perfetti per partite IVA come freelance, artigiani o PMI che vogliono ottimizzare il tempo senza complicazioni. Tool come Fattutto, un software 100% italiano, automatizzano l’intero processo senza bisogno di registratore di cassa telematico (RTC), riducendo errori e costi. Riaolvi tutto in pochi clic, ideale per chi fattura regolarmente a comuni, ASL o ministeri.
Prerequisiti Necessari
Prima di iniziare, raccogli i dati essenziali della PA dal portale Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA, accessibile su indicepa.gov.it). Il Codice Univoco Ufficio è obbligatorio: si tratta di un codice alfanumerico di 6 caratteri (ad esempio, “UFIZAL” per un ufficio regionale) che identifica univocamente l’ente destinatario. Per appalti pubblici, aggiungi CIG (Codice Identificativo Gara) o CUP (Codice Unico Progetto) se richiesti. Assicurati anche dell’indirizzo PEC istituzionale della PA o della tua PEC per comunicazioni.
La fattura deve rispettare il formato FatturaPA, uno standard XML conforme alla norma europea EN 16931, con firma digitale qualificata o Carta Nazionale dei Servizi (CNS) per garantire autenticità e integrità. L’obbligo è assoluto per tutte le PA dal 2014: nessuna fattura cartacea o PDF è accettata, pena il rifiuto del pagamento. Anche i forfettari, con deroga fino al 2027 per fatture B2B, devono emettere FatturaPA verso PA senza soglie di fatturato. Preparati con anticipo: verifica i tuoi certificati digitali e abbonati a un gestionale accreditato SdI come Fattutto per evitare sanzioni fino al 90% dell’importo non versato.
Passi per Creare e Inviare
Ecco la guida pratica passo-passo, testata per il 2026 con le ultime conferme normative:
- Accedi al software: Entra nel tuo account Fattutto (prova gratuita disponibile) da PC, tablet o smartphone. Inserisci i tuoi dati anagrafici (Partita IVA, Codice Fiscale, regime IVA) e quelli della PA (Codice Univoco, PEC, indirizzo). L’interfaccia intuitiva guida i meno esperti.
- Compila i campi obbligatori: Aggiungi descrizione beni/servizi, quantità, prezzi unitari, aliquote IVA (ricorda lo split payment per PA, dove l’IVA è versata direttamente dall’ente). Calcola totali imponibili, IVA e totale documento. Specifica la “data decorrenza termini” (almeno 15 giorni lavorativi dalla ricezione SdI) e regole di pagamento (es. 30 giorni fine mese). Fattutto precompila e valida tutto in automatico.
- Genera l’XML FatturaPA: Il tool produce il file XML conforme, applica la firma digitale e controlla errori (es. totali errati o codici mancanti). Scaricalo per backup o stampa non valida ai fini fiscali.
- Invia via SdI: Premi “Invia”: Fattutto trasmette al Sistema di Interscambio (SdI dell’Agenzia delle Entrate). Ricevi notifiche immediate: NS (Notifica Scarto) per ok, NR per rifiuto con motivo (correggi e reinvia). Tempi: 15 minuti in media per accettazione.
- Conserva a norma: Archivia il file e le ricevute SdI per 10 anni con impronta crittografica per integrità attivando il servizio gratuito sul tuo cassetto fiscale offerto dall’agenzia delle entrate.
Questi passi evitano il 95% degli scarti SdI, comuni per chi usa Excel o tool obsoleti.
Tool Consigliati per PMI e Freelance
Fattutto è una delle app di fatturazione top in Italia: emette in 5 clic, si integra con siti web/e-commerce e semplifica il rapporto col commercialista (condivisione dati cloud). Alternative generiche costano di più e richiedono setup complessi.
Provalo gratis ora: registrati con e-mail/social, emetti documenti di prova e attiva il piano base. Risparmia tempo, riduci errori e stai compliant al 100%—perfetto per fotografi, eventi o consulenti che fatturano a PA!
